Organiser un événement d’entreprise réussi n’est pas si facile. Ces quelques conseils vous aideront à faire une véritable fête de l’organisation et à éviter les pièges.
Définir les objectifs
En collaboration avec votre client interne, définissez les cadres et les objectifs, tels que :
- Quel est le coût du programme ?
- Qui décide en dernier ressort du programme ?
- Que voulez-vous atteindre et avec qui ?
- Quelles sont les attentes personnelles des personnes concernées ?
- Quels sont les sentiments et les attentes des invités ?
- Comment voulez-vous qu’ils se sentent après l’événement d’entreprise ?
Bien évidemment, vous pouvez vous faciliter la vie en confiant l’organisation de l’événement à un professionnel comme Prestalp. L’agence événementielle à Grenoble possède plus de 10 ans d’expérience dans le secteur. L’agence se trouve au 232, Chemin du Moulin 38360 NOYAREY, mais vous pouvez également la contacter par téléphone au 04 38 70 09 08.
Recherchez la cohérence
Vérifiez si l’événement correspond à l’image de votre entreprise. Pouvez-vous l’intégrer dans une ligne de communication ? Ou l’accrocher à un slogan ou à un thème annuel ? C’est ainsi que vous transformez un événement d’entreprise ponctuel en un événement logique et cohérent.
Co-création créative
Organisez un brainstorming dans un endroit agréable et inspirant avec un certain nombre de personnes qui appartiennent au groupe cible ou qui le connaissent bien. Essayez de sortir des sentiers battus, sans vous limiter à des considérations budgétaires, à des échecs passés ou à des choses « qui ont toujours été comme ça ». Nourris de toutes ces idées, vous pourrez vous atteler à la tâche.
Ne vous contentez pas d’engager la co-création au début. Lorsque vous avez le feu vert pour votre événement, élaborez également vos plans avec les fournisseurs. De cette façon, votre projet se transformera en un grand événement d’entreprise dont tout le monde parlera avec reconnaissance.
Doubler le temps nécessaire
Estimez le temps nécessaire à l’organisation et n’hésitez pas à le doubler. Tout organisateur est optimiste, mais secrètement, il faut beaucoup plus de temps que vous ne le pensez. Voyez si vous disposez de ce temps, en plus de vos autres activités régulières. Demandez aux autres de la compréhension et de l’espace pour organiser correctement.
Présentez votre plan
Avez-vous rassemblé toutes les idées ? Élaborez votre plan et faites une présentation générale, en donnant un retour sur les objectifs et les cadres. Expliquez votre plan étape par étape, en construisant votre histoire à l’aide d’images. Évitez les notions subjectives telles que « beau » : ce que vous aimez peut ne pas plaire à quelqu’un d’autre. Essayez de trouver de bons arguments que votre client interne reconnaîtra.
Calendrier avec mises à jour
Vous avez le feu vert ? Rédigez un scénario détaillé dans lequel vous passez en revue l’événement d’entreprise dans votre esprit. Recherchez les goulets d’étranglement en termes de personnel et de temps. Où avez-vous besoin d’aide ? Qui peut vous aider ? C’est ainsi que toutes les pièces du puzzle se mettent en place. Partagez le scénario avec toutes les personnes concernées. Incluez-les, ainsi que votre client interne, dans le processus. Effectuez des rapprochements réguliers et surveillez de près votre budget.
